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Federpol – Federazione Italiana per le Investigazioni
C.F.: 97027580584 e P. IVA 12048461003
con sede in Roma Via Milano, 51.

Email di contatto per formulare le richieste di esercizio dei diritti previsti dal GDPR e per ogni informazione sul trattamento dei dati personali: [email protected]

L’interessato che intenda presentare domanda di adesione a Federpol potrà farlo compilando l’apposito form disponibile sul sito www.federpol.it.

I dati raccolti per le finalità connesse alla registrazione al sito e all’APP sono: nome, cognome, data e luogo di nascita, indirizzo, username, password, email, fotografia (facoltativa), url a profili social (facoltativi), dati dell’azienda.

Il Socio Titolare dovrà inserire altresì ambiti di indagine, numero di autorizzazione, scadenza licenza/autorizzazione, oltre ai documenti da produrre come allegati riportati nel modulo di iscrizione.

Dopo che la richiesta di adesione sarà deliberata da parte di Federpol saranno trattati anche i dati relativi alla gestione della vita associativa, e quindi:

• informazioni circa incarichi ricoperti, partecipazione agli eventi, eventuali provvedimenti disciplinari
• dati di natura contabile amministrativa (pagamento quote, rimborsi spesa, etc..)
• dati relativi alla partecipazione a iniziative organizzate da Federpol
• riprese video-fotografiche acquisite durante gli eventi

I dati innanzi riportati vengono trattati dal Titolare per le seguenti finalità:
1. Consentire l’invio della domanda di adesione a Federpol e/o la richiesta di rinnovo, in qualità di Socio Titolare o Socio Dipendente (attività disponibile solo su Sito).

In seguito all’approvazione della richiesta di iscrizione, Federpol tratterà i Suoi dati per le seguenti ulteriori finalità:

2. Perseguimento degli scopi di Federpol, così come descritti nello Statuto reso disponibile sul sito www.federpol.it
3. Garantire la piena applicazione di quanto sancito dallo Statuto e dai regolamenti adottati da Federpol
4. Gestione attività connesse e strumentali al rapporto associativo (comunicazioni, istanze etc..)
5. Attivazione del profilo pubblico come Socio Titolare o Socio Federpol
6. Gestione anagrafica soci e invio comunicazioni istituzionali
7. Adempimento obblighi di natura fiscale e contabile
8. Invio di comunicazioni relative alle iniziative dell’associazione a mezzo SMS e a mezzo newsletter
9. Far valere un diritto del Titolare innanzi alle autorità competenti per la tutela dei suoi diritti
10. Gestione dell’archivio storico dell’associazione
11. Diffusione di foto e riprese video acquisite durante gli eventi e iniziative organizzate e/o sponsorizzate da Federpol per finalità divulgative (verrà rilasciata apposita informativa con la scheda di iscrizione all’evento e richiesto apposito consenso informato)

In particolare, tramite la registrazione al Sito o all’APP di Federpol, il Socio potrà altresì:

12. Usufruire dei servizi standard del sito e dell’applicazione, connesse ad una più agevole gestione del rapporto associativo, tra cui: ricezione comunicazioni associative e notifiche circa la propria posizione personale (es. compleanno, avviso scadenza di licenza), accesso a verbali e altri documenti associativi riservati ai soci, fruizione di materiali e contenuti riservati
13. Usufruire del servizio “JOB” finalizzato all’instaurazione di collaborazioni professionali con gli altri Soci iscritti (servizio disponibile solo su APP)
14. Contattare il Titolare tramite apposito form “Scrivici”

I trattamenti descritti ai punti da 1 a 6 trovano la loro base giuridica nell’esecuzione degli obblighi precontrattuali e contrattuali di cui al rapporto associativo tra Federpol e l’interessato.

Il trattamento descritto al punto 7 trova la sua base giuridica nell’adempimento degli obblighi di legge in materia fiscale e contabile.

I trattamenti descritti ai punti 8, 9 e 10 trovano la loro base giuridica nell’interesse legittimo dell’associazione a portare a conoscenza il socio delle attività e delle iniziative associative (tenendo in considerazione le ragionevoli aspettative); nell’interesse di far valere un proprio diritto in sede giudiziaria, nonché nell’interesse alla ricostruzione storica delle attività dell’associazione.
Il trattamento di cui all’art. 11 trova il suo fondamento giuridico nel consenso espresso dall’interessato (ad ogni singolo evento).
I trattamenti descritti ai punti 12 e 13 trovano la loro base giuridica nell’adempimento degli obblighi contrattuali in essere con l’interessato e di cui ai termini di utilizzo del Sito e dell’APP.
Il trattamento di cui all’art. 14 trova il suo fondamento giuridico nella necessità di dare risposta alla richiesta dell’interessato.

La comunicazione dei dati è necessaria per procedere all’invio della domanda di adesione a Federpol, per la gestione del rapporto associativo, e, successivamente, per l’attivazione del profilo personale.

In assenza di comunicazione dei dati personali richiesti, salvo che per i campi facoltativi, non sarà possibile processare la Sua richiesta di adesione, deliberare la Sua adesione all’associazione, e quindi accedere al contenuto riservato del Sito e dell’App riservato solo ai Soci.

I dati potranno essere trattati dalle seguenti categorie di INCARICATI e/o RESPONSABILI:

• organi direttivi di FEDERPOL, – personale addetto all’organizzazione e gestione dell’evento, personale addetto al controllo accessi, – addetti all’amministrazione per la gestione degli aspetti amministrativi,
• con esclusione della consultazione, personale addetto alla manutenzione dei sistemi informatici che ha il compito di garantire la funzionalità dei sistemi, la sicurezza dei dati e le operazioni di backup
• aziende/consulenti, nominati Responsabili esterni, che hanno necessità di accedere ad alcuni dati per attività ausiliare alle finalità sopra indicate sempre e solo nei limiti di quanto effettivamente necessario ad espletare le proprie funzioni.

Per la gestione del rapporto associativo i dati personali potranno essere comunicati o resi disponibili, sempre e solo in relazione alle finalità sopra indicate:

• a soggetti che possono accedere ai dati in forza di disposizione di legge, di regolamento o di normativa comunitaria, nei limiti previsti da tali norme;
• ad altri soggetti (aziende/consulenti), che hanno necessità di accedere ad alcuni dati per attività ausiliare alle finalità sopra indicate;
• ad associazioni affiliate/collegate, anche all’estero, anche al di fuori dall’Unione Europea, nell’ambito di iniziative promosse da FEDERPOL a favore dei Soci;
• con il consenso dell’interessato, ad Aziende/Società con cui FEDERPOL stipula convenzione a vantaggio degli associati,
• limitatamente ai dati di natura contabile e fiscale a banche, istituti di credito, società di elaborazioni dati e società di emissione carte di credito, per le attività strettamente connesse alla esecuzione ed alla gestione amministrativa
• con l’autorizzazione dell’Associato, a chi avesse necessità di rintracciarlo durante la sua partecipazione agli eventi/iniziative
• ad altri soggetti che hanno necessità di accedere ad alcuni dati per finalità ausiliare a quanto innanzi riportato, sempre nei limiti strettamente necessari per svolgere i compiti a loro delegati quali: adempimenti fiscali, contabili, assicurativi, gestione sistemi informativi, servizi finanziari, organizzazione viaggi e trasferte.

Naturalmente tutte le comunicazioni sono limitate ai soli dati necessari all’Ente destinatario (che sarà titolare autonomo per tutti i trattamenti conseguenti) per il raggiungimento dei legittimi fini connessi alla comunicazione stessa.
La comunicazione dei dati agli altri associati sarà connessa allo svolgimento delle attività di FEDERPOL.

Per la fruizione dei servizi di cui al Sito e all’APP i dati personali forniti potranno essere trattati da soggetti che svolgono attività funzionale all’erogazione del servizio (a titolo esemplificativo: società che fornisce la piattaforma per invio di newsletter, società di sviluppo Sito e App) nominati responsabili del trattamento, nonché dagli incaricati appositamente formati.

I dati personali potranno essere comunicati ad Autorità pubbliche e soggetti che possano accedervi in forza di disposizioni di legge, di regolamento o di normativa comunitaria.

I dati dei Soci sono pubblicati sull’elenco online dei Soci Federpol

Si precisa che l’utilizzo della sezione “JOB” non comporta l’automatico trasferimento di dati personali ai SOCI che hanno avanzato richiesta di collaborazione, creando unicamente una occasione di contatto in merito alla quale i due Soci potranno scambiarsi dati e recapiti.

I dati dei Soci possono essere oggetto di trasferimento fuori dall’UE, in quanto il Titolare si avvale di una piattaforma per l’invio delle newsletter con sede negli Stati Uniti. Il trasferimento è realizzato sulla base di Clausole contrattuali standard.

Come previsto all’art. 27 dello Statuto i dati saranno diffusi sul sito www.federpol.it : nome, cognome, nome ed indirizzo Istituto, partita iva, numero autorizzazione governativa e altri dati comunicati facoltativamente dal Socio (fotografia e logo aziendale, numeri telefonici ed indirizzo email).

Potranno essere altresì diffusi:

• foto e riprese video acquisite durante gli eventi/iniziative organizzate e/o sponsorizzate da FEDERPOL (previo consenso espresso dell’interessato)

Il trattamento viene effettuato mediante strumenti cartacei, informatici e telematici.

Sono applicate misure di sicurezza tecniche e logiche per tutelare i dati, quali, a titolo esemplificativo, software antivirus e firewall, e blocco dell’account in caso di plurimi tentativi di accesso con credenziali errate.

I dati conservati per l’adempimento delle finalità associative, fatto salvo quanto previsto dalle norme sulla conservazione della documentazione amministrativa verranno conservati esclusivamente per i tempi consentiti/imposti dalla normativa vigente applicabile alla specifica finalità per cui i dati sono trattati.

Fatti salvi i diritti riconosciuti all’interessato dalla normativa vigente, i dati presenti nella anagrafica soci, i dati relativi agli eventi ed iniziative organizzate o sponsorizzate da FEDERPOL, nonché i dati relativi alle cariche ricoperte dai soci ed alla loro partecipazione attiva alla vita associativa, verranno conservati a tempo indefinito negli archivi storici dell’Associazione

I trattamenti basati sul consenso saranno realizzati fino a revoca dello stesso.

I trattamenti connessi alla fruizione dei servizi del Sito e dell’APP vengono realizzati fino a:

• scadenza e/o mancato rinnovo della tessera Federpol
• richiesta della cancellazione dell’Account avanzata dal Socio

I trattamenti connessi all’invio delle comunicazioni relative all’attività dell’associazione sarà effettuato fino a:

• scadenza e/o mancato rinnovo della tessera Federpol
• esercizio del diritto di opposizione al trattamento

Le richieste di contatto pervenute tramite il form “Scrivici” vengono trattate fino a evasione della richiesta.

In ogni momento l’Interessato potrà esercitare, ai sensi degli articoli dal 15 al 22 del Regolamento UE n. 2016/679, i seguenti diritti:

• chiedere la conferma dell’esistenza o meno di propri dati personali;
• accedere ai propri dati personali;
• ottenere l‘aggiornamento o la rettifica dei dati;
• ottenere la cancellazione dei dati;
• ottenere la limitazione del trattamento;
• ottenere la portabilità dei dati;
• opporsi in qualsiasi momento al trattamento dei dati;
• revocare il consenso in qualsiasi momento; senza pregiudicare la liceità dei trattamenti basata sullo stesso prestato prima della revoca.

Email di contatto per formulare le richieste di esercizio dei diritti previsti dal GDPR e per ogni informazione sul trattamento dei dati personali: [email protected]

Inoltre, se il riscontro alla sue richieste non è soddisfacente o in caso lo ritenga necessario, potrà presentare reclamo all’Autorità Garante per la Protezione dei Dati Personali

A questo link potrete consultare la cookie policy per sito web ed app Federpol.